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Hinweise zur Pressearbeit

Berichterstattung durch die Presse (Print und Online) ist mehr als kostenlose Werbung. Sie verschafft glaubwürdige Präsenz in der Öffentlichkeit – allein schon dadurch, dass ein Journalist einen Artikel erarbeitet hat. Deshalb werden Redaktionen täglich mit Pressemitteilungen überschüttet. Studien zufolge wandert jedoch die Hälfte der eingehenden Texte in den Papierkorb. Die folgenden Hinweise sollen Sie dabei unterstützen, dass Ihre Informationen Verwendung finden.

1. Pressemitteilungen
2. Pressetermine
3. Presseverteiler
4. Pressebereich Ihrer Website
5. Literaturempfehlungen
6. Schlussbemerkung

1. Pressemitteilungen

Anstatt pauschal weniger Mitteilungen zu versenden ("um nicht zu nerven"), schicken Sie Ihre Informationen besser gezielt.

TIPP: Fragen Sie die Redaktionen und Journalisten in Ihrem Presseverteiler nach deren jeweiligen Schwerpunkten.

Aktualität

Versenden Sie Ihre Pressemitteilung direkt am Tag des Ereignisses, nicht erst Tage später. Was heute passiert ist, muss der Journalist auch heute schreiben, damit es morgen in der Zeitung stehen kann. Regelmäßige Newsletter (wöchentlich, monatlich) sind kein Ersatz für aktuelle Pressemitteilungen.

TIPP: Bei geplanten Veranstaltungen (Wettbewerb, Tagung, Festivalabschluss u.a.) können Sie Pressemitteilungen schon vorbereiten und brauchen nur noch Ergebnisse, Besucherzahlen und Äußerungen oder überraschende Änderungen einzufügen.

Aufbau

Die Neuigkeit gehört an den Anfang, also in die Überschrift und in den ersten Satz (mindestens jedoch in den ersten Absatz).

Geben Sie immer das Datum an (Stichwort: Aktualität). Das Datum der Mitteilung muss mit dem der E-Mail übereinstimmen, sonst entstehen Unklarheiten.

Beantworten Sie die sieben "W"-Fragen, die Journalisten stellen:

Wer hat etwas getan oder gesagt?
Was wurde getan oder gesagt?
Wann wurde es getan oder gesagt, ist es geschehen?
Wo ist es geschehen?
Wie wurde es getan?
Warum wurde es getan oder gesagt?
Woher kommt die Information?

TIPP: Zitate, etwa von einer Leitungspersönlichkeit, machen den Text lebendiger.

Schicken Sie wenn möglich ein freies Pressefoto mit (niedrige Auflösung für Onlinemedien bzw. Link auf Ihre Website zu einem hochauflösenden Bild).

Für Rückfragen geben Sie zu jeder Pressemitteilung einen Ansprechpartner mit Telefon- bzw. Mobilfunk-Nummer an. Dort muss auch jemand erreichbar sein!

Veranstaltungshinweise

Liefern Sie auch bei Fortsetzungen oder Wiederholungen die gleichen Hintergrund-Informationen wie beim ersten Mal. Nicht alle Zuschauer haben Ihre Veranstaltungsreihe gleich bei der Premiere kennengelernt. Gerade Musikvermittlung wendet sich ja nicht an ein Stammpublikum.

Schicken Sie ein Foto (oder einen Link dazu) mit, das die zu erwartende Veranstaltung illustriert.

TIPP: Bei Konzerten für Kinder und Jugendliche ist ein Publikumsfoto von einem ähnlichen Ereignis oftmals besser geeignet als ein Orchesterbild.

2. Pressetermine

Wenn Sie Pressekonferenzen/Pressegespräche veranstalten, denken Sie auch an die Redaktionen, die nicht persönlich teilnehmen können! Übermitteln Sie diesen die Informationen, die die Anwesenden zu hören bekommen. Die Pressemitteilung sollten Sie zeitnah versenden, also wenn das Pressegespräch beginnt oder endet.

Stellen Sie sicher, dass am Tag des Pressetermins ein Ansprechpartner für telefonische Rückfragen von Redaktionen erreichbar ist.

TIPP: Manchmal werden Sie um Vorab-Zusendung der Mitteilung gebeten. Das hat zeitliche Gründe. Seriöse Redaktionen werden eine Meldung nicht vor Ende Ihres Pressetermins veröffentlichen.

3. Presseverteiler

Pflegen Sie Ihren Presseverteiler

Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Angaben über die Redaktionen und Ihre dortigen Ansprechpartner noch stimmen.

Vergrößern Sie Ihren Presseverteiler

Prüfen Sie Verzeichnisse wie Musikinformationszentrum, Kultur Bildet, Kulturserver u.a. auf neue Redaktionen.

Verfolgen Sie, welche Medien über Sie schreiben. Wenn Sie dabei neue Redaktionen entdecken, fragen Sie nach deren Schwerpunkten.

TIPP: Es muss nicht immer ein professioneller Ausschnittdienst sein. Man kann auch einfach einen Google News-Alert einrichten.

Auch in Ihren Social Media-Seiten können Sie neue Redaktionen entdecken.

4. Pressebereich Ihrer Website

Der Pressebereich Ihrer Website muss von der Startseite mit einem einzigen Klick erreichbar sein.

TIPP: Richten Sie in der Navigationsleiste einen eigenen Button zum Pressebereich ein.

Aufbau

Der Pressebereich sollte vor allem Ihre aktuellen Pressemitteilungen enthalten, oben die neuesten, gefolgt vom Archiv.

Stellen Sie Mitteilungen, die Sie versenden, sofort auch auf Ihrer Website ein.

Wichtig sind auch Hintergrundinformationen über Ihr Haus oder Ensemble (Zahlen, Daten, Fakten) sowie Fotos.

Darunter oder in einem zusätzlichen Bereich können Sie veröffentlichte Presseberichte/Pressestimmen aufführen.

5. Literaturempfehlungen

Birgit Mandel: PR für Kunst und Kultur. Handbuch für Theorie und Praxis
transcript Verlag, Bielefeld, 4., aktualisierte Auflage 2012, 240 Seiten, kartoniert, 24,80 Euro, ISBN 978-3-8376-1086-4

Viola Falkenberg: Pressemitteilungen schreiben. In zehn Schritten zum professionellen Pressetext. Mit Übungen und Checklisten
Frankfurter Allgemeine Buch, 7., komplett überarbeitete und aktualisierte Auflage 2014, 267 Seiten, Hardcover mit Schutzumschlag, 24,90 Euro, ISBN 978-3-95601-021-7

6. Schlussbemerkung

Facebook & Co. sind kein Ersatz für Pressearbeit.

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